Obecnie istnieje wiele sposobów na zorganizowanie imprezy. Możesz zarezerwować lokalny pub lub restaurację, przygotować grilla na świeżym powietrzu w swoim ogródku, a nawet wynająć prywatny klub. Jednak jeśli chcesz zaplanować niezapomniane wydarzenie, które zadowoli każdego uczestnika, potrzebujesz usługi agencji eventowej. W tym krótkim tekście dowiesz się, czym zajmuje się taka firma i jak realizuje swoje zadania.
Czym jest agencja eventowa?
Agencja eventowa to firma, która specjalizuje się w organizowaniu przyjęć i innych wydarzeń. Może ona pomóc Ci wybrać odpowiednie miejsce, znaleźć najlepsze usługi cateringowe, zatrudnić właściwych planistów przestrzeni i DJ-ów, wykupić ciekawe atrakcje oraz stworzyć niestandardowe dekoracje. Agencje eventowe działają jako pośrednicy pomiędzy swoimi klientami a innymi dostawcami, takimi jak hotele czy firmy cateringowe; nie podejmują się żadnej z tych ról bezpośrednio.
Czym zajmuje się agencja eventowa?
Jak wspomniano powyżej, agencja eventowa pomoże Ci we wszystkim, co jest potrzebne do zorganizowania wydarzenia. Przede wszystkim wyszuka idealny lokal na potrzeby Twojej imprezy, zarezerwuje je i wynegocjuje korzystne stawki z zarządem obiektu. Ponadto zadba o usługi cateringowe, a także ustalenie menu w porozumieniu z Tobą jako głównym organizatorem.
Agencje eventowe bardzo często oferują też pomoc w zakresie szukania wykwalifikowanych animatorów, takich jak komicy, muzycy czy iluzjoniści. Niektóre firmy w ramach swoich usług tworzą oryginalne dekoracje, aby pozytywnie zaskoczyć gości. Istnieją też przedsiębiorstwa zajmujące się organizowaniem eventów od początku do końca. Planują wówczas nawet transport dla gości.
Jakie są zalety i wady agencji eventowych?
Wśród wielu zalet korzystania z agencji eventowej są między innymi:
- możliwość znalezienia najlepszego miejsca w atrakcyjnej cenie;
- pomoc w negocjowaniu stawek z firmami cateringowymi i DJ-ami;
- wsparcie w wyborze najkorzystniejszego menu dla Twojego budżetu
- wybór odpowiedniej rozrywki dla Twoich gości;
- dokładne planowanie budżetu imprezy.
Natomiast do wad agencji eventowych trzeba zaliczyć:
- pobieranie opłat za usługi, co czasem wiąże się z większymi kosztami organizacji eventu;
- wysokie ceny w przypadku dużych wydarzeń;
- ryzyko braku zrozumienia Twojej wizji przez pracowników firmy.
Kiedy korzystanie z usług agencji eventowej jest dobrym pomysłem?
Istnieje wiele rodzajów wydarzeń, w przypadku których korzystanie z agencji eventowej ma sens. Jeśli planujesz duże wydarzenie lub imprezę z wieloma zmiennymi elementami organizacyjnymi, wynajęcie agencji eventowej to świetne rozwiązanie. Warto zastanowić się nad nim, gdy masz wysoki i elastyczny budżet.
Ile kosztuje agencja eventowa?
Agencje eventowe zawsze pobierają opłatę za swoje usługi. Zwykle musisz oddać im procent od całkowitego budżetu Twojego wydarzenia. Koszt skorzystania z usług agencji eventowej często zależy od skali imprezy. Zatem im bardziej skomplikowany i kosztowny Twój event, tym więcej pieniędzy pobierze agencja eventowa. Możesz spodziewać się, że za korzystanie z agencji eventowej zapłacisz od 10% do 20% całkowitego budżetu imprezy.
