Organizacja eventów to dziedzina, która w Polsce z roku na rok zyskuje na popularności. Wraz z rozwojem rynku eventowego rośnie także liczba firm oferujących usługi w tej branży. W niniejszym artykule przedstawimy najważniejsze informacje na temat organizacji imprez na polskim rynku.
Rynek eventowy w Polsce
Rynek eventowy w Polsce, który systematycznie się rozwija, daje duże możliwości organizacji różnego typu wydarzeń. Ostatnie dostępne dane za 2020 rok pokazują, że w Polsce odbywa się blisko 300 tysięcy eventów rocznie. Wielkość polskiego rynku eventowego oszacowano na około 7 miliardów złotych.
Należy podkreślić, że wartość ta stwarza wiele możliwości osiągania założonych przez organizatorów imprez celów. Do głównych korzyści wynikających z organizacji eventów zaliczyć można: budowanie świadomości marki i jej wizerunku wśród odbiorców docelowych, zwiększenie rozpoznawalności działań firmy, zarówno wśród pracowników, jak i kontrahentów, ekspozycje oferowanych produktów lub usług, a także nawiązywanie nowych cennych relacji biznesowych. Wysokość wydatków w polskim segmencie rynku eventowego świadczy o chęci podejmowania działań mających na celu osiąganie wspomnianych wcześniej efektów.
Najpopularniejsze rodzaje eventów
W Polsce organizowane są różnego rodzaju eventy, jednak wśród najpopularniejszych można wyróżnić eventy firmowe, sportowe oraz kulturalne.
Eventy firmowe
Eventy firmy, organizowane w celu integracji zespołów oraz wzmocnienia relacji z klientami, stanowią jedną z najczęściej spotykanych kategorii eventów w Polsce. Do głównych form imprez branżowych tego typu należą: konferencje, szkolenia doskonalące, uroczyste bankiety oraz wydarzenia motywacyjne stanowiące nagrodę dla pracowników. Wskazane rodzaje eventów firmy mogą przyczynić się do uzyskania wielu korzystnych efektów.
Konferencje branżowe umożliwiają rozwijanie wiedzy zawodowej pracowników, a także nawiązywanie nowych pożytecznych kontaktów biznesowych. Szkolenia z kolei pozwalają na podnoszenie kompetencji, które przekłada się na wyższą wydajność pracy. Bankiety firmy to okazja do promocji nowych produktów lub zwiększenia świadomości marki i wizerunku wśród klientów. Natomiast imprezy motywacyjne służą wzmocnieniu zaangażowania pracowników oraz poprawie atmosfery w zespole. Powyższe aspekty, realizowane poprzez eventy branżowe, mają bezpośrednie przełożenie na rozwój firmy i osiągane przez nią cele.
Eventy sportowe
Imprezy sportowe stanowią jedną z częściej spotykanych form eventów organizowanych w Polsce. Cieszą się one znaczną popularnością i udziałem nie tylko aktywnych uczestników, ale również widzów i kibiców. Do najbardziej rozpowszechnionych wydarzeń sportowych należą: biegi maratonowe, triathlony, turnieje piłki nożnej, siatkówki czy koszykówki. Organizacja tego typu eventów wiąże się z różnymi korzyściami. Dla uczestników, niezależnie od poziomu, stanowią okazję do aktywnego spędzenia czasu i realizacji swoich pasji.
Popularyzacja sportu przekłada się również na promowanie zdrowego i aktywnego stylu życia, co jest ważne zarówno z indywidualnego, jak i społecznego punktu widzenia. Imprezy sportowe mogą również pozytywnie wpływać na rozwój regionalny poprzez integrację społeczności lokalnych, promowanie danego miasta czy regionu oraz generowanie korzyści ekonomicznych, takich jak zwiększone obroty lokalnych przedsiębiorstw. Z tych względów eventy sportowe odgrywają istotną rolę w szeroko pojętej kulturze i gospodarce i niewątpliwie będą cieszyły się niesłabnącym zainteresowaniem.
Eventy kulturalne
Eventy kulturalne, stanowiące ważną część polskiego rynku eventowego, mają na celu promowanie i upowszechnianie kultury oraz sztuki. Do najbardziej rozpowszechnionych imprez tego typu należą: festiwale muzyczne prezentujące różne gatunki, przeglądy i festiwale teatralne, a także festiwale filmowe. Organizacja takich wydarzeń wiąże się z wieloma korzyściami zarówno dla uczestników, jak i dla rozwoju regionu.
Dla odbiorców stanowią one okazję do poznawania nowych trendów w dziedzinie sztuki i kultury oraz inspiracji dla własnej twórczości. Zapewniają również wysoki poziom rozrywki i spędzania wolnego czasu. Z kolei dla regionu eventy kulturalne przyciągają turystów, zwiększając obroty lokalnych przedsiębiorstw, a także promują dobry wizerunek danego miasta czy województwa jako ośrodka pełnego życia artystycznego. Dzięki temu w długiej perspektywie mogą przyczyniać się do rozwoju kontaktów społecznych i gospodarczych pomiędzy różnymi środowiskami.
Etapy organizacji eventu
Organizacja eventu składa się z trzech etapów: planowania, realizacji oraz analizy.
Planowanie
Planowanie odgrywa kluczową rolę w organizacji każdego eventu, niezależnie od jego rodzaju i skali. W tej fazie należy określić cele, jakie mają być osiągnięte poprzez dany event. Ustalenie jasnych i mierzalnych celów ułatwi późniejszą ocenę jego efektywności. Kolejnym istotnym zagadnieniem jest wybór miejsca i terminu, biorąc pod uwagę oczekiwania uczestników i odbiorców. Lokalizacja powinna być dogodna i łatwo dostępna, a czas trwania odpowiadać specyfice danej imprezy.
Ważne jest również określenie budżetu na organizację eventu, jak również dobranie właściwej agencji eventowej, która posiadać będzie odpowiednie doświadczenie w danym typie wydarzenia. Dokonując tych ustaleń w fazie planowania, zwiększamy szanse na prawidłowy przebieg organizacji, a ostatecznie na uzyskanie zamierzonych rezultatów na każdym etapie przygotowań i przeprowadzenia samego eventu.
Realizacja
Realizacja odpowiedniego przebiegu eventu wymaga zapewnienia wielu czynników podczas samych przygotowań, jak również w trakcie jego trwania. W tym etapie konieczne jest zadbanie o aspekty techniczne i logistyczne, takie jak: odpowiednie do ustalonego budżetu wyposażenie sceny i infrastruktury, dostępność sprzętu nagłaśniającego, wystarczająca liczba zaproszeń i gadżetów promocyjnych, zapewnienie transportu dla uczestników lub wykonawców. Ważnym elementem są kwestie artystyczne, dotyczące doboru prelegentów, moderacji lub programu artystycznego.
W zakres realizacji wchodzi ponadto zapewnienie odpowiedniej obsługi eventu – cateringu, sprzątania czy hostess. Należy pamiętać o zagwarantowaniu bezpieczeństwa wszystkim osobom obecnym na imprezie, szczególnie w przypadku eventów masowych i na świeżym powietrzu. Przestrzeganie tych zasad może zapewnić sprawny przebieg eventu, zgodny z początkowymi założeniami i celami.
Analiza
W ostatnim etapie organizacji warto przeprowadzić dokładną analizę przebiegu eventu, aby ocenić spełnienie ustalonych celów oraz skalę osiągniętych rezultatów. Podsumowanie pozwala zidentyfikować silne strony i mocne elementy imprezy, które należy utrzymać w przyszłości. Ważne jest także wskazanie obszarów wymagających poprawy i udoskonalenia przy organizacji kolejnych eventów. Analiza może być przeprowadzona na podstawie opinii uczestników i odbiorców, ankiet, jak również obserwacji i oceny organizatorów i współpracujących podmiotów.
Na podstawie dokonanych wniosków oraz rekomendacje możliwe jest wprowadzenie niezbędnych zmian i modyfikacji, aby kolejne imprezy były jeszcze sprawniej przygotowywane i realizowane, zapewniając osiągnięcie założonych celów na najwyższym poziomie. Przeprowadzenie rzetelnej analizy końcowej stanowi zatem istotny element każdego kompleksowego procesu organizacji eventu.
Największe wyzwania w organizacji eventów
Organizacja spotkań i wydarzeń z uwagi na konieczność zapewnienia licznych elementów mających wpływ na organizację jest zadaniem z reguły wymagającym. W ramach procesu organizacji należy uwzględnić wiele czynników, które mogą sprawiać trudności i mieć negatywny wpływ na przebieg eventu. Wśród najistotniejszych wyzwań, z jakimi mogą borykać się organizatorzy wydarzeń plenerowych i zamkniętych należy wymienić:
Zapewnienie lokalizacji, która odpowiednio pomieści uczestników, przy zastrzeżeniu, by zachować atrakcyjną scenografię wydarzenia i ramowe warunki dla gości. Ważne jest, aby wybrać odpowiednie miejsce spełniające zarówno wymagania scenariusza, jak i budżetowe, przy równoczesnym uwzględnieniu różnych czynników technicznych zapewniających infrastrukturę imprezy.
Czym kierować się przy wyborze firmy eventowej
Przy korzystaniu z usług firm eventowych kluczowe znaczenie ma wybór odpowiedniego partnera, który zagwarantuje odpowiedni poziom oraz jakość obsługi. Wśród najważniejszych czynników, które należy brać pod uwagę przy wyborze firmy eventowej, można wymienić:
- Doświadczenie firmy. Dobrym wskaźnikiem jakości usług jest liczba zrealizowanych dotychczas projektów oraz ich profil. Im więcej odpowiedzialnych projektów na koncie firmy, tym większe prawdopodobieństwo uzyskania satysfakcjonującej obsługi.
- Referencje. Dobrze jest także zapoznać się z opiniami oraz ocenami innych klientów dotyczącymi współpracy z danym podmiotem. Pozwala to ocenić standard świadczonych usług.
- Zakres świadczonych usług. Istotne jest sprawdzenie, czy firma ma kompetencje w zakresie organizacji konkretnego typu wydarzenia.
- Prezentacja portfolio. Przegląd zrealizowanych wcześniej projektów pozwala ocenić kreatywność i pomysłowość firmy oraz dopasowanie do potrzeb.
Trendy na rynku eventowym w Polsce
Wśród najnowszych tendencji i kierunków rozwoju na polskim rynku usług z zakresu organizacji różnego rodzaju spotkań oraz imprez, można wymienić dwa główne. Pierwszym z nich jest organizacja różnego rodzaju wydarzeń w całości lub częściowo w sposób zdalny, korzystając z dostępu do Internetu i platform do prowadzenia spotkań online. Daje to możliwość obniżenia kosztów oraz zapewnia większy zasięg takiego eventu bez ograniczeń geograficznych. Drugą ważną tendencją jest coraz większe zapotrzebowanie na ekologiczne organizowanie wydarzeń z wykorzystaniem surowców zrównoważonych, biodegradowalnych opakowań czy środków transportu niskoemisyjnych. Daje to szansę na obniżenie śladu węglowego przez organizatora i tym samym wpisanie się w aktualne trendy ekologiczne oraz oczekiwania coraz bardziej świadomych uczestników.
