Organizacja eventów i imprez okolicznościowych – co musisz wiedzieć?

Branża eventowa prężnie rozwija się w Polsce i na świecie. Ludzie coraz chętniej organizują własne eventy oraz imprezy okolicznościowe. Bardzo często korzystają przy tym z usług profesjonalistów, aby przygotować naprawdę wyjątkowe wydarzenie. Dowiedz się, na czym polega organizacja eventów i imprez okolicznościowych, a także poznaj pomocne wskazówki. Czytaj dalej!

Czym są eventy i imprezy okolicznościowe?

Event to każde wydarzenie, które gromadzi większą liczbę ludzi. Zwykle odbywa się cyklicznie, ale czasem planuje się go tylko raz, aby uczcić przeżycia wyjątkowe dla danej społeczności. W drugim przypadku eventy często występują jako imprezy okolicznościowe. Stanowią one małe uroczystości organizowane wtedy, kiedy jest ku temu ważna okazja. 

Jakie są rodzaje eventów?

W branży eventowej nie ma jednego podziału na rodzaje eventów. Jednak istotną rolę odgrywa przede wszystkim skala wydarzenia. Pod tym katem możemy rozróżnić małe oraz duże eventy. Do stosunkowo drobnych eventów zaliczamy głównie:

  • rodzinne imprezy okolicznościowe (wesela, komunie, urodziny itp.);
  • spotkania, szkolenia i konferencje biznesowe;
  • integracyjne imprezy firmowe;
  • kiermasze i zbiórki charytatywne;
  • festyny osiedlowe.

Z kolei wśród wielkich eventów występują między innymi:

  • koncerty muzyczne;
  • bale charytatywne;
  • wydarzenia sportowe.

Niestety ta klasyfikacja nie zawsze oddaje w pełni różnorodność eventów. Trudno bowiem z góry traktować konkretne wydarzenia jako małe lub duże. Na przykład rodzinna impreza okolicznościowa może zgromadzić setki osób, a wtedy z pewnością nie uznajemy jej za drobną. Zdecydowanie lepiej sprawdza się zatem podział eventów ze względu na ich cel. W nim warto zwrócić uwagę na:

  • eventy rozrywkowe;
  • eventy sportowe;
  • eventy biznesowe;
  • eventy charytatywne;
  • eventy specjalne.

Eventy rozrywkowe i sportowe mają ze sobą wiele wspólnego. Dostarczają uczestnikom niezapomnianych emocji, ponieważ pozwalają z bliska obserwować powszechnie znane gwiazdy. Wydarzenia biznesowe planuje się z myślą o rozwoju pracowników. Pomagają budować relacje w zespole, promować nowe produkty, a także nawiązywać dobre relacje z innymi przedsiębiorstwami na branżowych konferencjach. Imprezy charytatywne gromadzą ludzi pragnących nieść wsparcie potrzebującym. Natomiast eventy specjalne to chociażby spontaniczne happeningi uliczne, zbiórki pieniędzy i inne, niestandardowe uroczystości, jak premiera filmu.

Jak wygląda organizacja eventów i imprez okolicznościowych?

Przygotowanie wydarzenia tak, aby zgromadziło publikę oraz zagwarantowało jej świetne wrażenia stanowi prawdziwą sztukę. Organizacja eventów i imprez okolicznościowych wymaga odpowiedniego podejścia. Poniżej znajdziesz etapy postępowania we właściwej kolejności.

  1. Stwórz listę gości oraz określ cel eventu. Te kwestie mają największe znaczenie, ponieważ właśnie od nich zależą pozostałe elementy. Musisz wiedzieć, dla kogo planujesz event lub do jakich potencjalnych uczestników kierujesz jego program. Powinieneś też działać zgodnie z wyznaczonymi założeniami. Istotną rolę odgrywa to, czy chcesz zapewnić innym rozrywkę, dostarczyć im wiedzę, czy zmotywować ich do pracy.
  2. Jeśli działasz samodzielnie, zaangażuj bliskich i przyjaciół, którym leży na sercu sukces Twojej imprezy. W zespole szybciej zrealizujesz wszystkie zadania. W przypadku korzystania z usług agencji eventowej dokładnie opisz jej przedstawicielom swoje oczekiwania.
  3. Ułóż budżet na wydarzenie z kwotami, jakie możesz wydać na konkretne jego części. Dzięki temu masz finanse pod kontrolą, więc unikasz zbyt wysokich kosztów. 
  4. Następnie wybierz termin eventu oraz jego lokalizację. Pierwszy czynnik wpływa na liczbę uczestników, a drugi przekłada się na atmosferę. Dopasuj miejsce do charakterystyki i celu zgromadzenia. 
  5. Na końcu ustal harmonogram uroczystości, przygotuj atrakcje, menu dla gości i inne detale. 

Jaką funkcję pełnią atrakcje eventowe?

Obecnie na większości imprez, zarówno tych mniej, jak i bardziej oficjalnych, obecne są dodatkowe niespodzianki. Specjalne atrakcje eventowe urozmaicają wydarzenie, co zachęca ludzi do wzięcia w nim udziału. Zapobiegają nudzie, która naturalnie musi pojawić się po kilku godzinach trwania eventu. Nierzadko pomagają też wypromować nowy produkt na targach czy konferencjach biznesowych. Mają wiele zastosowań – wystarczy pomysłowo je wykorzystać.

Jakie są najpopularniejsze atrakcje eventowe?

Istnieje wiele atrakcji eventowych różnego rodzaju. Jedne pasują lepiej do imprez o luźnym klimacie, natomiast inne sprawdzają się doskonale chociażby podczas uroczystych balów. Na uwagę zasługują również zabawy plenerowe. Poniżej znajdziesz podział najpopularniejszych atrakcji eventowych.

Atrakcje na imprezy okolicznościowe:

  • fotobudka
  • kręgle
  • mobilne kasyno
  • dmuchane zabawki dla dzieci
  • popcorn, wata cukrowa i itp.

Atrakcje na eventy firmowe:

  • występy muzyczne na żywo
  • pokazy rozrywkowe
  • kabaret lub stand-up
  • mobilne kasyno
  • gokarty

Atrakcje na wydarzenia plenerowe:

  • gry terenowe
  • zawody sportowe
  • paintball
  • dmuchane zjeżdżalnie dla dzieci;
  • ścianka wspinaczkowa

Pamiętaj, żeby dopasować typ atrakcji eventowych do charakterystyki Twojego wydarzenia. Nie zapomnij też o przygotowaniu urozmaiceń odpowiednich dla ludzi w każdym wieku. Wtedy nikt z uczestników nie poczuje się pominięty.

Jak działa agencja eventowa?

Samodzielna organizacja eventów i imprez okolicznościowych czasem jest trudna. Jeśli nie masz zdolności logistycznych, możesz skorzystać z usług agencji eventowej. To firma, która w porozumieniu z Tobą planuje, przygotowuje, a potem realizuje wszystko, co konieczne w celu przeprowadzania wydarzenia. Zajmuje się między innymi rezerwacją lokalu lub przestrzeni plenerowej; ustalaniem menu dla gości czy wynajmowaniem atrakcji eventowych. W zamian pobiera procent od wartości całkowitego budżetu przeznaczonego na event.

Czy współpraca z agencją eventową się opłaca?

Wszystko zależy od skali wydarzenia. Małe imprezy okolicznościowe często lepiej urządzać bez pośrednictwa agencji eventowej. Jednak w przypadku większych eventów profesjonaliści pomogą oszczędzić sporo czasu i pieniędzy na lokalach, cateringu czy atrakcjach. Przed podjęciem jakichkolwiek działać związanych z organizacją eventu powinieneś dokładnie przeanalizować plusy i minusy takiego rozwiązania w Twojej sytuacji. 

Kim jest event manager i czym się zajmuje?

Każda agencja eventowa ma zespół odpowiedzialny za przygotowywanie wydarzeń. Kieruje nim właśnie event manager, czyli osoba o najlepszych zdolnościach logistycznych i przywódczych. Nadzoruje ona realizację poszczególnych zadań, aby zapewnić osiągnięcie celu imprezy. Stara się przy tym spełnić oczekiwania głównego organizatora.

Jakie cechy powinien mieć event manager?

Event manager powinien być człowiekiem wszechstronnym, który potrafi szybko skupiać swoją uwagę na różnorodnych czynnościach. Do najważniejszych cech, jakimi zwykle się charakteryzuje, należą:

  • komunikatywność;
  • wielozadaniowość;
  • kreatywność;
  • zdolności organizacyjne;
  • otwartość.

Żaden event manager ma wszystkich ze wspomnianych atutów. Każdy dba jednak o rozwijanie swojej osobowości pod ich kątem.

Jak zostać event managerem?

Najpierw warto zatrudnić się w agencji eventowej jako członek zespołu. Świetną opcją jest skorzystanie ze stażu umożliwiającego poznanie pracy od podstaw. Po zdobyciu pierwszych doświadczeń i wiedzy możesz piąć się po szczeblach kariery. Ogromne znaczenie ma wyciąganie wniosków z popełnianych błędów oraz braniu udziału w specjalistycznych szkoleniach.

Chcesz wiedzieć więcej o organizacji eventów, imprez okolicznościowych i nie tylko? Wejdź na nasz blog, w którym znajdziesz ciekawe artykuły na ten temat.


Serwisowi patronują: Leczenie bezzębia, Focus Dental Clinic (focusclinic.pl), Seniore.pl